Електронно трудово досие?

Пандемия. Работа от вкъщи. Обаче…

Трудовото законодателство е над тия неща и съответно работодателите и служителите трябва да си общуват на хартия за неща като болнични, отпуски, фишове и други.
Сега запознатите ще кажат „ама то от 2018г. има наредба за електронно трудово досие“. А-ха! Има, ама… все едно няма:

(4) Електронни изявления между страните по трудовото правоотношение се връчват чрез услуга за електронна препоръчана поща.

Т.е. не може ти просто да си изпратиш неща по имейла, а служителите да ги подпишат в Adobe Reader (дали с КЕП или с друг вид подпис, няма значение), и после да ги сложиш в папката в OneDrive/Google Drive на съответния служител. Не. Трябва да ползваш удостоверителна услуга по смисъла на регламента (или да си изградиш такава). И също така:

(3) Всяко действие в системата се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.

Също, в наредбата пише, че работодател няма право да откаже получаване не документи на хартиен носител (и правилно), но не казва, че няма право да откаже получаването в електронен вид.

Да, някои много, много иновативни компании може и да изградят такава система (или някой да направи такава система „като услуга“), да сключат допълнителни споразумения със служителите за ползването на системата, да се закачат към някоя удостоверителна услуга за препоръчана електронна поща, и да уговорят какъв вид електронен подпис приемат.

Само че бюрократът, дето не е виждал частен сектор, решил да „набие“ всички сложни думички от правния мир на електронното управление и в резултат на това сега работодателите имат избор: да рискуват да не са в съответствие с трудовото законодателство или да карат служителите си да подписват неща присъствено.

Има, разбира се, компании, които предоставят услуга, която е в съответствие с наредбата: EHR.bg, timeoff, Тереза. Което е разбираемо и хубаво – когато се появи някаква свръхрегулация, се намира кой да предостави услуга, която да улесни регулираните субекти, срещу съответното заплащане. Признавам, не съм разглеждал тези софтуери/услуги в детайли и дали отговарят на всички изисквания (бих искал да видя квалифицирания печат, напр., както и реализацията на услуга за препоръчана електронна поща)

Само че как щеше да е по-добре да стане това, така че да не се въвежда допълнителна бюрокрация, нужда от допълнителен доставчик, разходи и увеличен риск заради споделянето на данни за трудовото правоотношение с трети лица, но в същото време правата на служителите да са защитени? Без да оставаме на хартия, (както с трудовата книжка)

  • Ориентиране на наредбата не към имагинерни системи за електронни трудови досиета, а към т.нар. HRM системи (Human Resource Management, системи за управление на човешки ресурси)
  • Наредбата да определи какво счита за електронен подпис, защото не само квалифицираният е такъв – „read receipt“ може да бъде електронен подпис (оставил е данни в електронен вид до изходящото писмо, което е също данни в електронен вид), може да бъде сканиран подпис, сложен в Adobe Reader, може да е дори нарисуван на екран подпис. Може да бъде вход и поставяне на инициали в документ в облачна услуга, която пази история на редакциите и удостоверява потребителя с неговите данни за достъп. Не че в момента наредбата ги изключва, но в общия случай бизнеса не влиза в тези правно-философско-технически дебри на Регламент (ЕС) 910/2014
  • Отпадане на изискването на услуга за препоръчана електронна поща. Да, трябва да се удостовери, че служителят наистина е получил документа (а работодателят не е направил това вместо него), но при трудови спорове, които биха били редки за най-тривиалните неща като отпуски и болнични, обстоятелствата мога да се установят от вещо лице – при облачни email услуги по-лесно, при локални – със съответните проверки на логове както на сървър, така и на компютъра на служителя.
  • Отпадане на изискването за квалифицирани електронни времеви печати – да, времето на настъпване на събитията е важно. При използване на облачни HR системи биха били изпълнени условията за (обикновен) времеви печат, тъй като датите в системата не могат да бъдат манипулирани от работодателя. При локално инсталирана такава би съществувал потенциален риск от манипулиране на времето на настъпване на някакво събитие, но отново – ако има копие за служителя, на негов компютър, както и свидетели, би било възможно при трудов спор да се установи истината. Хартиени документи също могат да бъдат подправени, като и в двата случая това може да бъде документно престъпление.

С други думи – относно поне най-масовите документи, като фишове за заплата, болнични и отпуски, „качени са в HR системата и са прегледани от служителя“ или „изпратени са по имейл“ или „качени са в съответната папка на служителя в Google Drive / OneDrive / на FTP-то и има логове за достъпа до тях“ трябва да е напълно валиден начин за водене на електронно трудово досие. Що се отнася до анекси и допълнителни споразумения и други по-чувствителни документи, те могат да изискват квалифициран електронен подпис или да се случват на хартия, ако служителят няма такъв. Но заради хипотезата на трудов спор във връзка с подправени документи за изплатени суми, болнични или отпуски, не бива да осакатяваме и свръхрегулираме цялата трудова документация, на практика оставяйки я в хартиения свят.

Тези проблеми (както и много други, свързани с изоставането ни в процеса на дигитална трансформация) са особено видими при пандемията и отдалечената работа. Държавата не е подготвена да работи електронно и налага своето неразбиране за електронни процеси и на бизнеса. Това може и трябва да се промени.

3 коментара

  1. 1/ Има го и момента, че ако страните в видят квалифицирана система още в началото, дори за леките въпроси, после ще я имат и за по-тежките въпроси. А не да се налага да стават хибридни, хартиени.
    Все пак може би особено за по-малките компании в начало трябва да има възможност за по-леко регулация.

    2/ Като че ли с подзаконов акт не може да си задължат работодателите да приемат електронни изявления (чл. 5 ЗЕДЕУ).

  2. Така е, не може. Честно казано, според eIDAS не би трябвало да може да откаже документ подписан с електронен подпис само защото е електронен, но как двете норми + КТ действат на практика, не знам. Вероятно в КТ трябва да се направи изменение, за да е по-чисто и ясно.

  3. 3) По йерархия закон (= кодекс) не може да противоречи на регламент. Ако наредба противоречи на закон, прилага се законът.
    4) Поначало закон не може да възпроизвежда (преписва) регламент.
    5) От 3. и 4. следва, че ако в регламента има задължение за приемане електронни документи, то работодателите са длъжни без промяна в КТ и наредбата.
    6) При бегъл прочит на Регл. 910/14 г. (eIDAS) обаче аз не откривам такова задължение. Липсата му обяснява и наличието на уредба в ЗЕДЕУ. В регламента на документите е посветен само чл. 46. Но и той касае само валидността им като доказателство пред съд. Тук обаче проблемът е друг – не в автентичността на документа, а в получаването му, което работодателят може да отрича.
    7) От 6. следва, че е нужна промяна в ЗЕДЕУ (ако ще задължаваме всички граждани да получават всякакви електронни изявления) или в КТ (ако ще задължаваме работодателите). Работодател обаче е и баба Пенка, която плаща на чистачката (§ 1 т. 1 КТ). Може би е логично такова задължение да се създаде за работодатели с над Х работници.
    8) Доста правописни грешки в предишния ми коментар, т. 1 „в видят“ да се чете „въведат“.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *