Как да ползваме електронни услуги

Поради мерките за справяне с пандемията с право хората избягват да се редят на опашки в институции. Държавата и общините, обаче, не са готови са посрещнат търсенето за електронни услуги. По ред причини, на които няма да се спирам сега. Реших да синтезирам дългогодишния си опит в „тролене“ на администрацията с опитите си да получа всяка услуга по електронен път от край до край (ниво 4). Съветите долу са законосъобразни спрямо моето разбиране на Закона за електронното управление и Административнопроцесуалния кодекс. Много юристи в много администрации няма да са съгласни с това разбиране. Затова е и точка 7. Нямам претенции за изчерпателност и със сигурност ще пропусна нещо, но мисля, че за начало е достатъчно.

Този „наръчник“ се надявам да е полезен както на хората, които искат да заявяват услуги, така и на администрациите, които не са свикнали да ги получават по електронен път и не знаят кое може и кое не може. Фокусиран е малко повече върху физически лица, но важи в същата сила и за юридически. Там единствената особеност е, че някои администрации могат да искат КЕП на юридическо лице (какъвто не съществува в правния мир, но това не пречи на никого да го изисква).

1. Идентификация

Национална eID схема все още няма, но имаме една пъстра мозайка от опции. Идентификацията е първата стъпка – как влизате в съответната система. В зависимост от всяка от опциите, последващите варианти за подписване (което също се изисква, за да заявите услугата) са различни.

  1. Квалифициран електронен подпис „на флашка“ (смарткарта) – такъв можете да получите от офис на доставчик на удостоверителни услуги – Борика, Информационно обслужване, Инфонотари, СЕП. С такъв КЕП можете да се идентифицирате в повечето системи на администрацията, но изисква инсталиране на драйвери, специален софтуер, Java, а често работи само на стари браузъри (Internet explorer 8) или Firefox ESR. КЕП струва пари, но не е особено скъп.
  2. Облачен квалифициран електронен подпис – такъв предлагат Евротръст и Борика-Банксервиз. Евротръст може да ви го издаде отдалечено, чрез видеоидентификация в приложението, а Борика изисква да сте имали преди това техен подпис, за да си издадете мобилен. С такъв КЕП можете да се идентифицирате само за услуги, които изрично са се интегрирали с доставчиците или със системата за електронна автентикация на ДАЕУ, което е интегрирана и с двете. Системата за електронно връчване и системата за електронни форми са интегрирани със системата за електронна автентикация (ще видим след малко, че това върши работа в много от случаите)
  3. ПИК на НАП – с ПИК на НАП може да се идентифицирате само в НАП и за услуги на администрации, които са интегрирани с НАП. Това са някои общини и НОИ (вероятно има и други, не ги знам наизуст и няма списък с тях). След идентификацията, обаче, можете да подписвате само пред НАП. Т.е. на друми места ви дава само справочна функционалност.
  4. ПИК на НОИ – с ПИК на НОИ можете да се идентифицирате в НОИ и в системата за електронна автентикация, т.е. имате достъп до е-връчване и е-форми.
  5. ПИК на община – някои общини издават свой ПИК. С него имате достъп само до системите им за общински услуги
  6. Свободен достъп – съществуват услуги със свободен достъп (най-много да изискват регистрация с имейл). Те са най-често справочни. Върху тях няма да се фокусирам, но има немалко такива, които се отнасят до публични данни – на кадастъра, на имотния регистър, и др.

2. Системи за е-услуги

Електронни услуги могат да се заявяват по различни канали. По принцип могат и по електронна поща, но това е в краен случай. Иначе вариантите са:

  1. Система за е-услуги на съответната администрация – влизате в сайта на администрацията и търсите „Е-услуги“ или „Електронни услуги“. Повечето общини имат такива. Например ето ги тези на Столична община. На други места може да пише, че има е-услуги, но те всъщност да не работят. Тези услуги можете да ползвате обикновено само с КЕП „на флашка“ или с ПИК на община. Централните администрации също имат е-услуги, и при тях все още интеграция със системата за е-автентикация на практика няма, така че опциите са КЕП.
  2. Система за сигурно електронно връчване – оттук можете да връчите всичко на всяка администрация в списъка (а почти всяка е включена). Връчването може да се ползва за заявяване на услуга, ако приложите съответното заявление за услугата и необходимите придружаващи документи. Бланката за заявяване можете да намерите на сайта на съответната администрация при добро желание и време за ровене
  3. Електронни форми – това е система, базирана на системата за електронно връчване, при която бланките за заявяване на множество услуги са електронизирани в PDF формат, така че да можете да ги попълните и подпишете електронно

3. Подписване

Подписването е най-специфичният момент. Той е и най-важният за администрацията – нещо няма ли подпис, все едно не е подадено. Има различни философски виждания по темата, но нека сме практични – ако няма подпис, просто ще ви върнат. Така че вариантите са следните:

  1. Подписване с КЕП в система за е-услуги – това е най-неудобното, заради нуждата от стари браузъри и Java. Някои администрации (като НАП) имат по-съвременно решение, но повечето системи не го ползват и съответно мъката всичко да тръгне е голяма.
  2. Подписване с КЕП в на локалния компютър – всеки PDF и Doc файл може да бъде подписан с КЕП. Word позволява това чрез опцията „Add signature line“, а Adobe reader – с Tools -> Certificates -> Digitally sign. Електронните PDF форми на системата за е-форми автоматично извиква диалога за подписване при натискане на съответната кутийка.
  3. Подписване с облачен КЕП – свален документ може да бъде подписан с облачен КЕП през портала на съответния доставчик. Съответно portal.evrotrust.com и my.b-trust.bg. Услугите са интуитивни и поставят електронния подпис след следване на инструкциите.
  4. Подписване с ПИК – това е възможно само на сайта на НАП за целите на техните услуги.
  5. Подписване на хартия и пращане през е-връчване – има възможност да разпечатате (попълнена) бланка, да я подпишете на хартия, да я сканирате (или снимате с телефон) и да я пратите така, през електронното връчване. Тази опция е нежелателна, защото изпратеното не е оригинал и може да ви върнат. Има правна логика да приемат приемат заявлението, но няма да навлизам в нея. В ситуация на извънредно положение може и да бъде допуснато по-леко. Може на някой да му хрумне да напишете „Вярно с оригинала“ на така сканираното заявление.

4. Необходими документи

Необходимите документи, които се прилагат към заявлението, могат да бъдат:

  1. Удостоверения и други документи, доказващи някакво обстоятелство – по принцип тези не би трябвало да бъдат изисквани, а администрацията да си ги събере по служебен път. Но битката кое може да искат и кое не е дълга и е различна с всеки, така че може да си я спестите, като прикачите съответните документи, които съответно сте получили с отделно заявление.
  2. Декларации – намират бланка или пишете декларация в свободен текст и я прикачате, подписана по някой от горните начини
  3. Други придружаващи документи – същото важи и за тях – подписани по някой от горните начини (в краен случай на ръка и сканирани) и прикачени към заявлението. Ако системата позволява прикачане само на един файл, правите zip архив.
  4. Документи за платена такса – това по принцип не трябва да го изискват, но го изискват. Таксите могат да се плащат по банков път (банковите сметки на институциите ги има по сайтовете), като може да ги платите през електронното си банкиране и да приложите screenshot от платежното, генерирано в е-банкирането. Някои услуги поддържат и плащане с карта – там няма нужда да се прикача платежно.

5. Плащане

Често услугите изискват плащане. Тази стъпка се интегрира трудно в неструктуриран процес по заявяване, така че отново възможностите са няколко. По принцип прикачването на платежни не е нужно, защото те могат да видят, че именно от вас са получили превод в справката от банката си, но както писах и по-горе – изискват го. Така че ето опциите:

  1. Плащане с банкова карта чрез платежен оператор – някои услуги са интегрирани я с БОРИКА директно, я с ePay, я със системата за електронни плащания на Държавна агенция „Електронно управление“. При плащане с карта е лесно, а администрацията получава потвърждение автоматично
  2. Плащане по банков път с електронно банкиране – когато няма интеграция с платежна система, на сайта на администрацията има банковите ѝ сметки. Ако не са видими, може да потърсите в Гугъл „<Име на администрация> IBAN“. Електронните банкирания имат отделен интерфейс за преводи към бюджета, с малко по-сложни форми. В някои случаи административните услуги изискват определен код за плащане, което не е интуитивно и трябва да се намери на сайта. Може да звъннете в съответната администрация, за да питате за кода за съответната услуга, ще ви го кажат. След това електронните банкирания позволяват експорт на платежните за печат – избирате „Print to PDF“ и прикачате получения PDF към услугата. Ако няма такава опция, може да приложите и Screenshot (Клавиш Print screen -> Paste в Paint)
  3. Плащане по банков път на гише – когато нямате е-банкиране или пък имате клон на банка наблизо, може да платите и на гише. След това сканирате платежното (или го снимате със смартфон) и го прикачвате към заявлението.

6. Получаване

Получаването е важен момент. Трябва да искате получаване също по електронен път. В редки случаи това не е приложимо (например лична карта или паспорт), но в повечето случаи електронен документ върши работа. В краен случай може да получите документа (резултат от услугата) по пощата. Много администрации ще приемат заявлението, но вътрешният им процес е на хартия и ще държат да ви пратят подпечатан оригинал.

7. Нормативни основания

Понякога при заявяване ще ви откажат предоставяне, защото „не може по електронен път“. Или „не може по този начин“. Или „изисква се лично явяване“. Или „това не е истински подпис“. Или „трябва да има печат“. Или някоя друга глупост. Надявам се да не стигате до това, защото тогава вероятно ще се откажете и ще отидете на гише, но все пак ето няколко члена, които да цитирате в разговор с администрацията:

  • Закон за електронното управление: Чл. 11. Доставчиците на електронни административни услуги не могат да отказват приемането на електронни документи, изявления, издадени и подписани като електронни документи съгласно изискванията на закона, както и да отказват издаването на електронни документи.
  • Закон за електронното управление: Чл. 19. Получателите на електронни административни услуги могат да извършват електронни изявления и да ги изпращат по електронен път при спазване на изискванията, определени със закон.
  • Закон за електронното управление: Чл. 25. (1) Получателят на електронната административна услуга е длъжен да приема електронните изявления от доставчика за потвърждаване на получаването и за резултата от проверката на редовността на подадените документи.
  • Закон за електронното управление: Чл. 26. (5) Подаването и връчването на документи по електронен път, свързано с предоставянето на електронни административни услуги, се осъществява и чрез система за сигурно електронно връчване, поддържана от Държавна агенция „Електронно управление“.
  • Административнопроцесуален кодекс: Чл. 18а. (2) Административните органи, органите на съдебната власт, лицата, осъществяващи публични функции, и организациите, предоставящи обществени услуги, осигуряват техническата възможност исканията, сигналите и предложенията, жалбите, протестите, молбите, исковете и приложенията към тях да се подават по електронен път по реда на Закона за електронното управление в производствата пред административен орган или съответно по електронен път по реда на Закона за съдебната власт в производствата пред съд.
  • Административнопроцесуален кодекс: Чл 13а. Административните органи прилагат комплексно административно обслужване (обслужване, при което административната услуга се извършва от административни органи, от лица, осъществяващи публични функции, или от организации, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.)
  • Регламент (ЕС) 910/2014: Чл. 12, 2. Правната сила на квалифицирания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис.
  • Наредба за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги: Чл. 20. (3) При липса на информационна система за приемане на заявление за определена административна услуга се допуска електронно заявяване чрез попълване на електронен документ с неструктурирано съдържание във формат по чл. 36 и изпращането му на електронната поща на доставчика на административни услуги.

При отказ, в краен случай може да им казвате, че подлежат на глоба между 500 и 1500 лева и че подавате сигнал до Държавна агенция „Електронно управление“. Глоба едва ли ще има (никой досега не е налагал глоби по тоя закон, сакън), но сигнал до ДАЕУ е добра идея (на mail@e-gov.bg).

8. Обобщение

Информацията, описана горе е доста и бих искал да представя нагледно в табличен вид:

Идентификация Подписване Плащане
Система за е-услуги на отделна администрация КЕП, в някои случаи ПИК КЕП, ПИК (само за услуги на НАП) С карта, по банков път
Система за сигурно електронно връчване КЕП, Облачен КЕП, ПИК на НОИ КЕП, Облачен КЕП, ръчно По банков път
Система за електронни форми КЕП, Облачен КЕП, ПИК на НОИ КЕП, ОБлачен КЕП С карта (pay.egov.bg)

9. Заключение

Има много варианти за заявяване на услуги, в зависимост от обстоятелствата (с какво средство за идентификация и подписване разполагате, можете ли и искате ли да се разходите до някой офис или не, какво предоставя администрацията). Никой не е напълно удобен и интуитивен, поради което се използват рядко. В случай, че горното описание не е достатъчно, винаги може да се обадите на контактния център на ДАЕУ (ако ползвате е-връчване или е-форми), за да ви помогнат.

Бих посъветвал администрациите на сайтовете си да разпишат в прости стъпки, дори с картинки, как се ползват техните услуги, евентуално в структурата, която съм ползвал.

Електронното управление е в този си вид, защото няма достатъчно търсене за него. Когато на никой не му и хрумва да провери има ли електронна услуга за нещо (защото няма как да я ползва, например), е нормално нещата да са неудобни и „забутани“. Ще цитирам клишето, че всяка криза е и шанс. В случая – шанс електронното управление да заработи по-активно и по-добре.

3 коментара

  1. Много полезен обзорен текст по темата, Божо!

    Бих допълнил само още нещо – текуща си е необходимостта от опростяване или промени на административни процедури, които дори и да са възможни да бъдат извършени електронно са зависими от офлайн стъпки. За съжаление, за част от тях е нужно първо преосмисляне, а после законови промени. Пример: ЮЛНЦ трябва да промени седалището си, което е възможно да се извърши лесно и електронно, чрез вписване в ТР (по-точно регистъра за ЮЛНЦ), но… за тази цел се изисква решение на учредителите му (всички), с подписи, положени пред Нотариус. Ситуацията се усложнява допълнително ако някои от учредителите са в чужбина, а други са юридически лица. Да не говорим, че много често учредителите на ЮЛНЦ след години са загубили всякакви спомени, че са такива и не са мотивирани да се занимават. Което отваря темата за липсата на електронни/дигитални нотариални услуги, с които са свързани доста препъни камъни.

  2. Здравейте, извинявам се че не е по темата но ме интересува как стои въпроса с електронния подпис издаден в България и признат ли е в другите страни от ЕС. Имам впредвид валиден ли е документ подписан с български КЕП, който да послужи за частни цели както и пред техни държавни органи.

  3. @Тяната – да, признат е в целия ЕС. Регламент 910/2014 урежда трансграничното унифициране и признаване на квалифицираните електронни подписи.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *