Няколко административни мита

В живота на ни спазващи живота граждани редовно се налага да подпишем, „донесем“ или подготвим някой документ. Някои от тези документи са толкова масови, че почти всеки поне веднъж в живота си е трябвало да се сблъсква с тях. Свидетелства за съдимост, трудови договори, фактури.

Те обаче са придружени с установени практики, които всички знаят и прилагат, но които или никога не са били изисквания на закона, или са отпаднали много отдавна. Следва неизчерпателна колекция от такива.

• Печати – печат не се изисква по закон почти за нищо. Един документ е валиден, когато е подписан от лице, което е законен представител на организацията от чието име се издава документа (по силата на нормативен акт, договор или заповед, напр.). Печатът някога може да е служил за допълнителна защита от фалшификации, но в момента можеш да направиш фалшив печат изключително лесно и евтино. Да, това би била допълнителна стъпка, която при евентуално документно престъпление би утежнила вината на извършителя, но изискване за печат няма за почти никой документ. Преди време правих анализ на законодателството с оглед на това къде се изискват печати. Има държавен печат, който е до голяма степен церемониален. Има печати на университетите, с които се подпечатват дипломи (също може да се каже, че е церемониален). Има професионални печати – напр. определени регулирани професии според специалните им закони трябва да имат печати – нотариуси, архитекти, ветеринари (пак остаряло изискване, но поне го има по закон). И има фирмени печати, чието използване е задължително общо взето само на годишните финансови отчети (голяма глупост, която пречи на подаването на машинно-четими финансови отчети, но поне има внесен законопроект за премахването на това изискване). Това не е изчерпателен списък, разбира се – има поне 20-тина случаи в законодателството, където печат се изисква, но те не са общия случай. Т.е. ако някой ви каже, че документ не е валиден, защото няма печат – накарайте го да ви посочи законово основание за това.
• Свидетелство за съдимост – някои фирми продължават да искат свидетелство за съдимост, за да ви регистрират трудовия договор. Това рядко е необходимо наредбата за необходимите документи при постъпване на работа казва, че свидетелство за съдимост се изисква само „когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало“. Т.е. само в регулирани професии и индустрии може да има такова изискване. Чл. 10 от GDPR затвърждава това, като казва, че данни за съдебно минало могат да се обработват само от държавни органи или в случаи, когато закон го изисква. В допълнение на темата, с изменение на една наредба от тази година вече свидетелство за съдимост не може да ви се иска от държавни органи – трябва да си го съберат по служебен път, в духа на Закона за електронното управление. Та, когато някой ви поиска свидетелство за съдимост – питайте го кой закон го изисква (или ако е администрация – да си го вземе сам, защото ще подадете сигнал за нарушение).
• „Медицинско“ при започване на работа – това по мое наблюдение е по-масово от искането за свидетелството за съдимост. Същата наредба като по-горе обаче казва изрично в кои случаи се иска „медицинско“ – „документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца“. Т.е. само на първата ви работа, или ако сте бил без трудов договор над 3 месеца. Това не е единствената наредба, която урежда въпроса – другата казва същото. Общо взето „медицинско свидетелство“ го няма като термин в Кодекса на труда и свързаните с него (и със ЗЗБУТ) наредби. Има го обаче в една наредба от 91-ва (Наредба № 14), която явно не е осъвременена заедно с трудовото законодателство. И в този случай, ако ви поискат медицинско, питайте защо, вместо да се разкарвате до личния лекар (при който е добре да се ходи за профилактика, а не за бележки). Трябва да призная, че има известно двусмислие във формулировките и Инспекция по труда може да е създала прецедент на база на обратното тълкуване (т.е. може и да съм прав, но не съм административно-наказващият орган). Но наредбата по ЗЗБУТ насочва по-скоро в посока на това, че „първоначално“ означава при първия трудов договор, а не за всеки (тъй като чл. 2, ал. 1, т.2 засяга смяната на работно място)
• Съгласие за обработване на лични данни при трудов договор – това се случваше и преди, а с влизането в сила на GDPR се засили. А всъщност е напълно ненужно, тъй като личните данни за трудовото правоотношение се обработват по силата на закон (Кодекс на труда). Съгласие би имало нужда да се дава, ако данните се ползват от работодателя за нещо извън изискванията на Кодекса на труда. Например искате да ползвате данните на служителите за маркетингови цели. Само че ако съгласието е обвързано с подписването на трудовия договор, то не е свободно дадено и пак не е валидно. Така че ако някой ви поиска съгласие при подписване на трудов договор – няма нужда.
• Материално отговорно лице – наскоро правихме електронни фактури и разровихме изискванията на законодателството. Някои от реквизитите, които са възприети кат стандартни, всъщност не се изискват. Т.нар. „МОЛ“ е един от тях. Приложимото законодателство е Закон за счетоводството (чл. 7), Закон за ДДС и Правилник за прилагане на ЗДДС. Настрана факта, че трябва от три места да се събират изисквани към един документ, но изискване за МОЛ просто няма. (Между другото, няма изискване и за „съставил“). МОЛ като цяло отсъства като термин в нормативната уредба (с изключение на 3-4 специфични наредби). Общо взето важното лице е законният представител, който може да бъде проверен в реално време в Търговския регистър на база на ЕИК (или съответно в регистър Булстат).
• Електронният подпис – според много хора електронният подпис не е същият като саморъчният, по-известно като „това не може с електронен подпис“ или „елате да го подпишете на място“. Регламент 910/2014 на ЕС обаче казва, че „квалифицираният електронен подпис [..] има същата правна сила като саморъчния подпис.“. Това е проблем не само на нашата администрация и нашия бизнес. „С електронен подпис не може“ съм получавал като отговор и в Холандия и при отношения на немска и с люксембургска компании. Макар Директивата за електронния подпис да е била приета преди близо 20 години, а Регламентът преди 4, все още разбирането не е на високо ниво, както в администрацията, така и в бизнеса – който съвсем спокойно може да си спести куриерски услуги, но не го прави. Описал съм проблемите с разбирането за електронните подписи тук, след което комуникирах проблем с Европейската комисия, като отговорът от там беше доста незадоволителен – държавите членки в крайна сметка правят каквото си искат. Но рано или късно и администрацията, и съдът, и бизнесът ще разберат какво значи електронен документ и електронен подпис.

В обобщение, може да се види, че поне част от бюрокрацията, на която сме подложени, не е законна. И никой не я изисква или не би трябвало да я изисква. Обаче „хората така са свикнали“. Служителят в „човешки ресурси“ от 20 години иска едни и същи документи, счетоводителят от 20 години издава едни и същи фактури. А „подписът и печатът на хартия“ дават усещане за някаква сигурност.

Бизнесът (в т.ч. в ролята му на работодател) може да си улесни живота. Аз подписвам всички договори с електронен подпис (освен ако отсрещната страна ама много не се запъне) и не искам от служителите си излишни документи. За съжаление имам печат, заради неадекватния Закон за счетоводството (едва ли някой ще върне отчета, ако няма печат, но с бюрокрацията не бива да се рискува).

Законодателят и нормотворците на подзаконови актове пък трябва да имат две неща предвид. Първото е, че законодателството трябва да се синхронизира и да бъде по-четимо. Неприемливо е за най-базови неща да отваряш три нормативни акта и да си задаваш въпроса „кой закон се явява специален в случая“ и „тази наредба е по-стара, сигурно са забравили да я променят“. Второто е, че законодателството трябва да е устойчиво. Като правиш промени по три пъти в годината е нормално хората да пропускат неща.

Често правим неща по инерция и защото „винаги така сме ги правили“. От време на време трябва да се замисляме дали има нужда да ги правим и дали това е начинът, по който да ги правим. И това важи по принцип, не само за документи и бюрокрация.